Regulamin antymobbingowy: co musi w nim być po 5 listopada 2026 r.

Stan prawny na dzień 23 września 2026.

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046) została ogłoszona 4 sierpnia 2026 r. Wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Od tego dnia obowiązuje nowy, materialny standard przeciwdziałania mobbingowi – dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 pracowników, niezależnie od tego, czy zdążył on spisać reguły w dokumencie. Na formalne dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego dokumentu ustawodawca przewidział sześć miesięcy od wejścia w życie ustawy – czas mija 5 maja 2027 r. Brak nowego dokumentu przed tym terminem nie oznacza więc sam w sobie naruszenia, o ile pracodawca faktycznie stosuje nowy standard. Poniżej opisuję sekcja po sekcji, co powinno znaleźć się w dokumencie, z kim trzeba go uzgodnić i gdzie kończy się ochrona wynikająca z samych procedur.

Terminy wdrożenia procedury antymobbingowej: listopad 2026 i maj 2027

Wdrożenie wyznaczają dwie daty. Od 5 listopada 2026 r. obowiązuje nowa definicja mobbingu oraz nowe zasady odpowiedzialności – niezależnie od tego, czy firma zdążyła zaktualizować wewnętrzne dokumenty. Dopiero 5 maja 2027 r. mija termin na formalne dostosowanie regulaminu pracy bądź wydanie osobnej polityki. Ten późniejszy termin nie chroni jednak pracodawcy, który przez pół roku będzie stosował procedurę opartą na nieaktualnej definicji.

Kalendarz zmiany

W praktyce oznacza to jeden spójny harmonogram. Do listopada przeglądam dotychczasowy regulamin pracy i sprawdzam, czy zawarte w nim definicje oraz procedura zgłoszeń odpowiadają nowemu stanowi prawnemu. Od listopada do wiosny prowadzę uzgodnienia, szkolenia i publikację, aby maj 2027 r. był jedynie formalnością, a nie nerwowym podpisywaniem dokumentu, którego nikt w firmie nie zna.

Obowiązek regulaminu antymobbingowego: od ilu pracowników (próg 10 osób)

Próg wynosi co najmniej 10 pracowników, a więc obejmuje również pracodawcę zatrudniającego dokładnie dziesięć osób. Chodzi o liczbę pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy – bez przeliczania na pełne etaty i bez wliczania osób wykonujących pracę zarobkową w ujęciu znanym z ustawy o ochronie sygnalistów. Przenoszenie zasad liczenia progu 50 osób z procedury sygnalistycznej na próg 10 pracowników prowadzi do błędnego wniosku, że obowiązku nie ma.

Mniejszy pracodawca wcale nie zostaje zwolniony z istoty sprawy. Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi ma charakter materialny, czyli dotyczy realnego działania, a nie samego posiadania dokumentu, i obejmuje każdego zatrudniającego. Różnica polega wyłącznie na tym, że poniżej ustawowego progu prawo nie wymaga spisania reguł w sformalizowanym dokumencie. W razie sporu sądowego firma bez procedury i tak będzie musiała wykazać, jakie konkretne działania podjęła, zanim doszło do wyrządzenia krzywdy.

Forma pozostaje elastyczna. Wymagane elementy można wprowadzić do układu zbiorowego pracy albo regulaminu pracy, a odrębny regulamin antymobbingowy staje się potrzebny dopiero wtedy, gdy w tych dokumentach ich zabraknie. Radzę jednak podjąć jednoznaczną decyzję: albo całościowa nowelizacja regulaminu pracy, albo jeden osobny dokument. Rozproszenie zasad w kilku niespójnych politykach stwarza poważne ryzyko dowodowe, ponieważ w sądzie trzeba będzie udowodnić, która wersja procedury obowiązywała w dniu zgłoszenia.

Nowa definicja i co z niej wynika dla treści dokumentu

Od 5 listopada 2026 r. mobbing to uporczywe nękanie pracownika. Uporczywość oznacza zachowania powtarzalne, nawracające lub stałe – pojedynczy incydent nie wyczerpuje definicji, choć może naruszać dobra osobiste, czyli na przykład godność i dobre imię pracownika, i wymagać reakcji na innej podstawie. Ustawodawca zrezygnował z dotychczasowego wymogu wykazywania długotrwałości oraz konkretnego skutku w postaci zaniżonej oceny przydatności zawodowej. Zastrzegł przy tym wprost, że uzasadnione i właściwie wyrażone rozliczanie z powierzonych zadań ani krytyka pracy nie stanowią mobbingu. Jednorazowa, choć ostra uwaga przełożonego o niedotrzymanym terminie zwykle mobbingiem nie jest, natomiast cykliczne upokarzanie tego samego pracownika na forum zespołu już może nim być.

Dla samego dokumentu płyną z tego dwa kluczowe wnioski. Po pierwsze, trzeba bezwzględnie usunąć starą definicję – regulamin powielający przesłankę długotrwałości, czyli warunek długiego trwania nękania, wprowadzi w błąd zarówno osoby zgłaszające, jak i komisję wyjaśniającą. Po drugie, warto precyzyjnie nakreślić granicę między zarządzaniem a nękaniem, ilustrując ją przykładami z codziennego życia firmy: publiczne upokarzanie podczas wideokonferencji, systematyczne odcinanie od informacji projektowych, poniżająca krytyka na firmowym komunikatorze, izolowanie od zespołu czy uporczywe podważanie kompetencji. Jeśli menedżer po lekturze regulaminu boi się przeprowadzić zwykłą rozmowę oceniającą, oznacza to, że dokument przygotowano wadliwie.

Znowelizowany przepis obejmuje także zachowania ze strony podwładnego, współpracownika, grupy osób oraz osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – jako możliwych sprawców. Ustawowo chronioną ofiarą mobbingu pozostaje przy tym „pracownik” w rozumieniu Kodeksu pracy; objęcie procedurą także współpracowników B2B (czyli działających jako osobni przedsiębiorcy) czy osób w modelu body leasingu (formalnie zatrudnionych przez agencję i oddelegowanych do pracy u klienta) to decyzja organizacyjna pracodawcy, a nie rozszerzenie ustawowych roszczeń. Procedura zbudowana wyłącznie wokół schematu „przełożony nęka podwładnego” nie poradzi sobie ze zgłoszeniem zespołu wymierzonym w jedną osobę ani ze skargą kierownika projektu wobec zewnętrznego kontrahenta.

Minimalne wymagania ustawowe i rekomendowana zawartość

Ustawa wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań w czterech obszarach, które opisuję szczegółowo w punkcie 3. Nie narzuca przy tym ani konkretnej liczby sekcji dokumentu, ani komisji, kanału alternatywnego, mediacji, rejestru szkoleń czy corocznej analizy ryzyk – to elementy modelu, który rekomenduję jako kancelaria, wykraczające poza ustawowe minimum. W praktyce sprawdza się podział dokumentu na osiem części.

1. Cel, zakres i osoby objęte procedurą. Należy wyraźnie oddzielić zakres ustawowy od organizacyjnego. Kodeksowa ochrona dotyczy pracownika, jednak wewnętrzną procedurą warto objąć również współpracowników B2B, osoby zatrudnione w modelu body leasingu, stażystów oraz członków zespołów projektowych. Nie rozszerza to roszczeń ustawowych, pozwala za to ustalić, komu zgłosić sprawę w projekcie prowadzonym wspólnie z kilkoma podmiotami.

1. Definicje i granica między mobbingiem a zarządzaniem. Definicja ustawowa powinna zostać uzupełniona o branżowe przykłady oraz wyraźne zastrzeżenie dotyczące uzasadnionej krytyki. Osobno definiuję dyskryminację i molestowanie, ponieważ prawna kwalifikacja zdarzenia, czyli przypisanie mu właściwej podstawy prawnej, decyduje o dalszym biegu postępowania.

1. Cztery obszary objęte dokumentem. Ustawa wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań w zakresie ochrony godności i innych dóbr osobistych, równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi. Jedna spójna polityka z osobnymi ścieżkami kwalifikacji sprawdza się znacznie lepiej niż cztery odrębne dokumenty.

1. Kanały zgłoszeń. Warto zapewnić co najmniej kilka dróg: przełożony, dział HR, wyznaczony pełnomocnik lub komisja, a dodatkowo kanał rezerwowy na wypadek, gdy zarzut dotyczy bezpośrednio pracownika HR lub członka zarządu. Dopuszczam zgłoszenia ustne i pisemne, precyzując sposób protokołowania rozmów oraz zasady poufności. Nie należy obiecywać pełnej anonimowości, ponieważ postępowanie wyjaśniające najczęściej nie pozwala na jej dotrzymanie – można i trzeba natomiast zagwarantować poufność, czyli ograniczony krąg osób mających dostęp do danych zgłaszającego.

1. Postępowanie wyjaśniające. To newralgiczna część dokumentu: określa wstępną ocenę zgłoszenia, skład i bezstronność zespołu, wyłączenie członka z powodu konfliktu interesów, wysłuchanie obu stron, zabezpieczenie materiału dowodowego, reguły kontaktu ze świadkami, protokół oraz wiążące rekomendacje. W praktyce wygląda to na przykład tak: zgłoszenie wpływa jako wiadomość na Teams, zespół zabezpiecza zapis czatu, wysłuchuje obu stron, a na końcu podejmuje decyzję. W spółkach technologicznych materiałem dowodowym bywają też wiadomości z komunikatorów, zgłoszenia w systemach ticketowych (narzędziach do obsługi zgłoszeń), nagrania spotkań czy logi dostępu, czyli ślad tego, kto i kiedy korzystał z systemu – od razu określam więc, kto ma do nich wgląd i jak długo są przechowywane. Obowiązująca w RODO zasada minimalizacji danych, czyli zbierania tylko informacji rzeczywiście potrzebnych, dotyczy także komisji antymobbingowej.

1. Środki ochronne, naprawcze i wsparcie. Oddzielam doraźne środki zabezpieczające od sankcji dyscyplinarnych. Czasowa zmiana struktury raportowania, rozdzielenie zespołów, wsparcie psychologiczne czy skierowanie menedżera na szkolenie to zupełnie inne narzędzia niż kara porządkowa bądź wypowiedzenie umowy. Mediację dopuszczam wyłącznie za zgodą obu stron i tylko wtedy, gdy między stronami nie występuje rażąca nierównowaga sił. Po zakończeniu sprawy weryfikuję, czy wobec osoby zgłaszającej nie zastosowano działań odwetowych.

1. Prewencja i częstotliwość działań. Ponieważ ustawa nakazuje określenie częstotliwości, zapis mówiący o działaniach „w razie potrzeby” nie spełnia wymogów prawa. Dokument musi określać konkretny harmonogram: szkolenie wstępne dla nowo zatrudnionych, regularne szkolenia okresowe dla całej załogi, warsztaty pogłębione dla kadry kierowniczej, coroczną analizę ryzyk oraz okresowy przegląd skuteczności procedury.

1. Dowody wdrożenia i nadzór. Regulamin powinien wskazywać właściciela procesu, zasady raportowania do zarządu oraz dokumentację potwierdzającą realne funkcjonowanie systemu: rejestr szkoleń, potwierdzenia zapoznania się z polityką, rejestr zgłoszeń z ograniczonym dostępem, wnioski z przeglądów oraz wykaz podjętych działań naprawczych. W razie sporu decydują fakty i praktyka, a nie sama nazwa pliku.

Uzgodnienia ze związkami albo przedstawicielami pracowników

Treści regulaminu pracodawca nie może narzucić jednostronnie. Jeżeli w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, projekt wymaga uzgodnienia, czyli formalnej zgody związku na jego treść. Gdy działa kilka organizacji i nie uda się osiągnąć wspólnego stanowiska, uzgodnienia prowadzi się z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów, czyli zrzeszającymi odpowiednio wysoki odsetek załogi. Brak porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia projektu uprawnia pracodawcę do samodzielnego ustalenia treści – musi jednak uwzględnić wnioski i stanowiska wypracowane podczas negocjacji.

Gdy w zakładzie pracy nie ma związków zawodowych, dokument wymaga uzgodnienia z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danej firmie. Lekceważenie tej procedury rodzi poważne konsekwencje: wadliwy wybór reprezentacji podważa legalność wejścia dokumentu w życie. Układając harmonogram prac, należy zarezerwować czas na wybór przedstawicieli, opracowanie projektu, negocjacje, publikację oraz przeszkolenie zespołu. Przystąpienie do uzgodnień na cztery tygodnie przed ostatecznym terminem to zdecydowanie za późno.

Sygnaliści: dwa procesy, jedno spójne wejście

Mobbing i sygnaliści to dwa osobne tory postępowania, które czasem się przecinają. Zgłoszenie mobbingu nie nadaje zgłaszającemu automatycznie statusu sygnalisty. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ma odrębny zakres przedmiotowy, własny próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową oraz odmienne terminy – w tym obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia z reguły w ciągu 7 dni i przekazania informacji zwrotnej najpóźniej w ciągu 3 miesięcy. Zgłoszenie mobbingowe trafia do kanału sygnalistycznego przede wszystkim wtedy, gdy naruszenie mieści się bezpośrednio w katalogu spraw objętych ustawą. Pracodawca może jednak dobrowolnie objąć procedurą zgłoszeń wewnętrznych także zgodne z prawem regulacje wewnętrzne lub standardy etyczne, w tym własną politykę antymobbingową – taka decyzja nie uruchamia jednak całego reżimu zgłoszeń zewnętrznych i publicznych przewidzianego dla naruszeń prawa z ustawowego katalogu.

W praktyce najlepiej sprawdza się model dwóch powiązanych ze sobą procesów. Procedura zgłoszeń wewnętrznych gwarantuje ustawowe kanały, poufność, ścisłe terminy oraz ochronę przed odwetem. Z kolei polityka antymobbingowa określa sposób kwalifikacji zdarzenia, zasady postępowania wyjaśniającego, doraźne środki ochronne oraz wsparcie poszkodowanego. W regulaminie należy opisać mechanizm przekazywania spraw między ścieżkami, zakaz powielania tych samych czynności dowodowych, obowiązek poinformowania zgłaszającego o trybie prowadzenia sprawy oraz odrębne zasady dostępu do danych. Prowadzenie obu rejestrów przez te same osoby bez rozdzielenia uprawnień to bezpośrednie ryzyko naruszenia poufności.

Czego nie załatwia sam dokument

Regulamin nie zdejmuje odpowiedzialności z pracodawcy. Po nowelizacji pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi w sposób systemowy – a więc zapobiegać, wykrywać nieprawidłowości, reagować, usuwać skutki i wspierać poszkodowanych. Samo podpisanie polityki bez przeprowadzenia szkoleń, bez wnikliwego wyjaśniania spraw i bez wdrażania zaleceń komisji stanowi w sądzie bardzo słabą linię obrony.

Dokument nie odbiera również pracownikowi prawa do dochodzenia roszczeń. Osoba, która doznała mobbingu, może żądać od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę albo odszkodowania. Przy minimalnej stawce 4 806 zł przewidzianej na 2026 r. próg ten wynosi obecnie 28 836 zł. Przepis nie precyzuje wprost, według jakiej daty ustala się stawkę bazową, gdyby zmieniła się ona między zdarzeniem a wyrokiem – do czasu wykształcenia się orzecznictwa traktuję to jako otwarte zagadnienie interpretacyjne. Pracodawca, który wypłaci świadczenie, może wystąpić z roszczeniem regresowym, czyli żądaniem zwrotu części wypłaconej kwoty, wobec bezpośredniego sprawcy w proporcji odpowiadającej stopniowi winy obu stron. Nie oznacza to jednak prostego przeniesienia całego kosztu na mobbera: im gorzej działał firmowy system prewencji, tym mniejszą kwotę uda się odzyskać.

Modyfikacji ulegają także reguły postępowania przed sądem pracy. Sąd nie będzie mógł oddalić powództwa tylko dlatego, że pracownik błędnie wskazał podstawę prawną roszczenia, jeżeli przedstawione fakty uzasadniają żądanie z innego tytułu. Dokładnie tak samo powinno przebiegać postępowanie wewnętrzne w firmie: punktem wyjścia jest zawsze bezstronne ustalenie faktów, a dopiero kolejnym krokiem – prawna kwalifikacja zdarzenia, nigdy odwrotnie. W praktyce oznacza to prosty wniosek dla działu HR: nie wolno odrzucić zgłoszenia tylko dlatego, że pracownik nazwał je „mobbingiem", choć z opisu wynika raczej dyskryminacja albo naruszenie innych dóbr osobistych – liczy się to, co pracownik faktycznie opisał, nie użyta przez niego etykieta.

Granice, których ustawa jeszcze nie rozstrzyga

Nowelizacja wchodzi w życie dopiero 5 listopada 2026 r., więc orzecznictwa dotyczącego nowych przepisów jeszcze nie ma. Poniżej wskazuję miejsca, w których sama ustawa nie daje jednoznacznej odpowiedzi, oraz sposób, w jaki podchodzę do nich w praktyce do czasu wykształcenia się linii orzeczniczej.

Dobrowolny regulamin pracy poniżej progu 10 pracowników. Obowiązek ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań z art. 94³a § 1 KP dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 pracowników. To próg niezależny od ogólnego obowiązku posiadania regulaminu pracy: na podstawie art. 104 § 1¹ KP dotyczy on dopiero pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników i nie wynika z tej nowelizacji. Nowy pkt 10 w art. 104¹ § 1 KP, który wymienia te elementy jako część treści regulaminu pracy, formalnie odnosi się jednak do regulaminu pracy jako takiego – również tego, który mniejszy pracodawca prowadzi dobrowolnie, mimo braku ustawowego obowiązku. Ustawa nie rozstrzyga wprost, czy taki dobrowolny regulamin musi wtedy zawierać nowe elementy. Mniejszym pracodawcom, którzy decydują się na spisanie regulaminu pracy, rekomenduję do czasu wyjaśnienia tej kwestii w orzecznictwie od razu uwzględniać pełną treść wymaganą nowelizacją.

Zakres podmiotowy poza stosunkiem pracy (B2B, body leasing). Znowelizowany przepis obejmuje zachowania ze strony osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy jako możliwych sprawców, ale ustawowo chronioną ofiarą mobbingu pozostaje „pracownik” w rozumieniu Kodeksu pracy. Objęcie procedurą również współpracowników B2B czy osób w modelu body leasingu to decyzja organizacyjna, którą rekomenduję, a nie rozszerzenie ustawowych roszczeń – osoby te nie zyskują dzięki samemu regulaminowi prawa do zadośćuczynienia z art. 94³ KP.

Moment ustalania minimalnego świadczenia. Art. 94³ § 11 KP przewiduje zadośćuczynienie lub odszkodowanie w wysokości nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, nie precyzuje jednak wprost, czy decyduje stawka z dnia zdarzenia, czy z dnia wyrokowania. Do wykształcenia się praktyki orzeczniczej traktuję to jako otwarte zagadnienie interpretacyjne, a nie przesądzoną zasadę.

Niezależnie od tych granic dwie kwestie są jasne już dziś. Reguła odwróconego ciężaru dowodu, czyli obowiązku pracodawcy, by wykazał brak podstaw zarzutu, z art. 18³f KP dotyczy wyłącznie postępowań o naruszenie zasady równego traktowania – w sprawie o mobbing to pracownik musi wykazać przesłanki uporczywego nękania. Państwowa Inspekcja Pracy, w ramach swoich ustawowych kompetencji kontrolnych, może natomiast sprawdzić, czy pracodawca wprowadził i stosuje wymagane procedury, reguły oraz szkolenia – o zadośćuczynieniu i odpowiedzialności cywilnej orzeka wyłącznie sąd pracy.

Prawo Unii Europejskiej nie formułuje ogólnej definicji mobbingu, jednak dyrektywa Rady 2000/78/WE w art. 2 ust. 3 traktuje molestowanie związane z cechą prawnie chronioną jako kwalifikowaną postać dyskryminacji, gdy jego celem lub skutkiem jest naruszenie godności oraz wytworzenie zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery. To przydatny punkt odniesienia przy rozgraniczaniu pojęć, które w skargach pracowniczych niemal zawsze występują łącznie.

Co robię z tym w praktyce

Jeżeli Twoja organizacja musi do maja 2027 r. wdrożyć politykę antymobbingową, która obroni się podczas kontroli PIP i w ewentualnym sporze sądowym, przeprowadzam firmę przez cały ten proces: od audytu dotychczasowego regulaminu pracy, przez projekt dokumentu dostosowany do pracy hybrydowej, specyfiki branży IT i relacji B2B, procedury zabezpieczania dowodów cyfrowych w zgodzie z RODO, aż po skoordynowanie procedury antymobbingowej z kanałami zgłoszeń dla sygnalistów oraz przeprowadzenie negocjacji i szkoleń. Pomagam również wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów i potwierdzeń zapoznania się z polityką, dzięki czemu dowody wdrożenia powstają na bieżąco, a nie w pośpiechu przed wizytą inspektora. Wkrótce w sklepie kancelarii udostępnię także wzór polityki antymobbingowej uwzględniający stan prawny po 5 listopada 2026 r., z kompletną procedurą zgłoszeniową, wzorami protokołów dla komisji i checklistą wdrożeniową.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Źródła

• Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046, ogłoszona 4 sierpnia 2026 r., wejście w życie 5 listopada 2026 r. tekst ustawy.

• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928, źródło terminów i zakresu procedury zgłoszeń wewnętrznych. tekst ustawy.

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., Dz.U. 2025 poz. 1242, podstawa przeliczenia minimalnego zadośćuczynienia. tekst rozporządzenia.

• Dyrektywa Rady 2000/78/WE ustanawiająca ogólne warunki ramowe równego traktowania w zakresie zatrudnienia i pracy, definicja molestowania jako formy dyskryminacji. tekst dyrektywy.