GPSR w sklepie internetowym: co musi być na karcie produktu przed Black Friday

Stan prawny na dzień 13 października 2026.

Od 13 grudnia 2024 r. GPSR wymaga, aby oferta produktu konsumenckiego zawierała dane producenta, w razie potrzeby dane osoby odpowiedzialnej w UE (lokalnego kontaktu, którego wyznacza producent bez siedziby w Unii), informacje identyfikujące produkt oraz ostrzeżenia w języku konsumenta. Marketplace'y sprawdzają te dane automatycznie przy wystawianiu oferty i usuwają wpisy z brakami, a w okresie największego popytu, takim jak tydzień Black Friday (w tym roku 27 listopada), blokada oferty kosztuje sprzedawcę więcej niż w inne miesiące. W tym poradniku omawiam, co dokładnie musi znaleźć się na karcie produktu, kto w łańcuchu dostaw odpowiada za dokumentację i jak uporządkować katalog partiami do końca października.

W listopadzie oferta zdjęta przez marketplace nie jest drobną usterką katalogową. Oznacza utratę sprzedaży, spadek pozycji w wynikach wyszukiwania i nierzadko stratę budżetu na kampanię reklamową, której nie da się odtworzyć w kilka godzin. GPSR zmienił podstawowe pytanie zadawane przez sprzedawców. Dawniej brzmiało ono: „Czy produkt ma etykietę?”, dziś natomiast: „Czy potrafię wykazać, kto odpowiada za produkt, i czy klient widzi informacje o bezpieczeństwie jeszcze przed zakupem?”. Gdy pomagam klientom porządkować katalog, wychodzimy właśnie od tego drugiego pytania. Odpowiedź od razu pokazuje rzeczywistą skalę wyzwania.

Co musi zawierać oferta produktu według GPSR?

Rozporządzenie (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (w skrócie GPSR) stosuje się od 13 grudnia 2024 r. GPSR obejmuje produkty przeznaczone dla konsumentów albo takie, których konsumenci mogliby używać w racjonalnie przewidywalnych warunkach, nawet jeśli sprzedawca kierował je pierwotnie gdzie indziej. Obowiązki dotyczące sprzedaży na odległość określa art. 19. Dotyczy on każdego sprzedawcy takiego produktu, niezależnie od tego, czy prowadzi własny sklep, sprzedaje na Allegro, Amazonie, czy łączy wiele kanałów naraz.

W przypadku gdy podmioty gospodarcze udostępniają produkty na rynku w internecie lub w inny sposób na odległość, oferta tych produktów musi zawierać w sposób jasny i widoczny co najmniej następujące informacje (...)

Przepis wymienia cztery grupy informacji:

• dane producenta: imię i nazwisko lub nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową albo zarejestrowany znak towarowy oraz adres pocztowy i elektroniczny;
• jeśli producent nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby w Unii, dane osoby odpowiedzialnej w UE: nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny;
• informacje identyfikujące produkt, w tym jego zdjęcie, rodzaj i inne identyfikatory;
• ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie, które powinny znaleźć się na produkcie, opakowaniu lub w dołączonym dokumencie, sporządzone w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów państwa, w którym produkt trafia do sprzedaży.

Każdy z tych punktów kryje pułapki. Przepis wymaga jednoczesnego podania adresu pocztowego oraz elektronicznego, dlatego sam link do strony internetowej marki czy sam adres e-mail nie wystarczą. Identyfikacja produktu obejmuje znacznie więcej niż nazwę handlową: potrzebne są numer modelu, typu lub partii, kod EAN (kod kreskowy jednoznacznie identyfikujący pozycję w katalogu) oraz zdjęcie pozwalające odróżnić dany towar od innych, pokrewnych pozycji. Dane na karcie muszą ściśle odpowiadać temu, co klient znajdzie na produkcie i jego opakowaniu. Producent ma obowiązek umieścić na wyrobie numer typu, partii lub serii albo inny identyfikator (art. 9 ust. 5 GPSR). To oznaczenie stanowi naturalny punkt odniesienia dla tworzonej karty.

W ofercie skierowanej do polskiego konsumenta ostrzeżenia muszą być co do zasady sporządzone po polsku. Angielskie „Warning" przekopiowane z karty dostawcy nie spełnia tego wymogu. Ostrzeżenie zaszyte wyłącznie w grafice staje się ryzykowne, gdy na telefonie jest nieczytelne, niewidoczne bez dodatkowych kliknięć albo nie daje się powiększyć. Taka forma rzadko spełnia wymóg „jasny i widoczny", więc ostrzeżenia najlepiej umieszczać bezpośrednio w tekście karty, w wyodrębnionym, stałym module, a pliki graficzne traktować wyłącznie jako uzupełnienie.

Jeśli sprzedajesz warianty, upewnij się, że ostrzeżenie pasuje do każdego z nich. Ten sam model wykonany z innego materiału, dostępny w innym rozmiarze czy skierowany do młodszej grupy wiekowej może wiązać się z odmiennym ryzykiem i wymagać osobnego komunikatu. Bezrefleksyjne powielenie jednego opisu we wszystkich wersjach to częsty błąd. Karta wygląda wtedy na kompletną, choć formalnie zawiera braki.

Kto prowadzi dokumentację techniczną i analizę ryzyka?

To pytanie słyszę niemal od każdego właściciela sklepu: czy muszę mieć dokumentację techniczną dla każdego oferowanego produktu? Odpowiedź zależy od roli, jaką pełnisz w łańcuchu dostaw.

Producent, przed wprowadzeniem produktu do obrotu (pierwszym udostępnieniem go na rynku UE), przeprowadza wewnętrzną analizę ryzyka (ocenę zagrożeń, jakie może stwarzać produkt) i sporządza dokumentację techniczną (komplet dokumentów opisujących produkt i jego bezpieczeństwo). Dokumentacja zawiera co najmniej ogólny opis wyrobu i jego właściwości istotne dla oceny bezpieczeństwa, a w razie potrzeby także analizę ryzyka, wyniki badań oraz wykaz zastosowanych norm. Producent ma obowiązek stale ją aktualizować, przechowywać przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu i udostępniać organom nadzoru rynku na każde żądanie (art. 9 ust. 2 i 3 GPSR). Wytyczne Komisji Europejskiej do GPSR z 19 listopada 2025 r. (C(2025) 7699) potwierdzają, że dokumentacja dotyczy wszystkich produktów objętych rozporządzeniem, choć jej stopień szczegółowości powinien być proporcjonalny do poziomu ryzyka i złożoności konstrukcji.

Importer sprawdza, czy producent dopełnił tych formalności, umieszcza na wyrobie własne dane kontaktowe i przechowuje kopię dokumentacji technicznej przez 10 lat (art. 11 GPSR). Dystrybutor (zazwyczaj sklep internetowy zaopatrujący się w Polsce lub na terenie UE) nie sporządza dokumentacji technicznej od zera. Zanim udostępni towar konsumentom, weryfikuje jedynie, czy wyrób posiada oznaczenia identyfikacyjne, dane producenta i importera oraz instrukcje i informacje o bezpieczeństwie sporządzone we właściwym języku (art. 12 ust. 1 GPSR). Jeżeli dystrybutor ma uzasadnione powody, by przypuszczać, że produkt nie spełnia wymagań, nie wolno mu wprowadzać go do sprzedaży, dopóki niezgodności nie zostaną usunięte (art. 12 ust. 3 GPSR).

Tu kryje się najczęstsza pułapka dotycząca marek własnych. Każdy, kto wprowadza towar do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym, w świetle GPSR staje się producentem i przejmuje pełen pakiet obowiązków z art. 9 (art. 13 ust. 1 GPSR). Dotyczy to również sprzedawcy, który modyfikuje produkt w stopniu wpływającym na jego bezpieczeństwo (art. 13 ust. 2 i 3 GPSR). Jeśli zamawiasz w Azji kubki termiczne z własnym nadrukiem, przeprowadzenie analizy ryzyka i skompletowanie dokumentacji technicznej spoczywa na tobie, a nie na azjatyckiej fabryce.

Nawet działając wyłącznie jako dystrybutor, musisz być w stanie wykazać należytą staranność przy weryfikacji oferty. Dlatego rekomenduję gromadzić w wewnętrznym archiwum zdjęcia etykiet i opakowań, kopie instrukcji obsługi, deklaracje i raporty z badań dostarczone przez kontrahenta oraz korespondencję dowodzącą, kto wytworzył towar i przechowuje dokumentację. W razie kontroli inspekcji handlowej lub sporu z platformą marketplace komplet takich materiałów okazuje się bez porównania skuteczniejszy niż ogólne zapewnienie dostawcy, że „towar spełnia normy".

Kiedy potrzebna jest osoba odpowiedzialna w UE?

Produkt objęty GPSR nie może trafić do obrotu na rynku unijnym bez podmiotu gospodarczego (np. producenta, importera lub dystrybutora) mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania w UE, który odpowiada za zadania określone w art. 4 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2019/1020 (art. 16 ust. 1 GPSR). Taki podmiot ma obowiązek regularnie weryfikować zgodność towaru z dokumentacją techniczną, sprawdzać poprawność oznaczeń, danych kontaktowych oraz instrukcji, a także przedstawiać dowody tych kontroli na wezwanie organów nadzoru rynku (art. 16 ust. 2 GPSR). Jego nazwa i pełne dane kontaktowe muszą widnieć bezpośrednio na wyrobie, opakowaniu, przesyłce lub w dołączonej dokumentacji (art. 16 ust. 3 GPSR).

Wniosek jest jednoznaczny: osoba odpowiedzialna w UE nie może być jedynie fikcyjnym adresem wpisanym do formularza po to, by algorytm platformy zaakceptował ofertę. Musi dysponować realnym dostępem do dokumentacji, aktywnie współpracować z organami i faktycznie realizować przypisane jej funkcje. Wpisanie przypadkowego pośrednika lub podmiotu, który nie ma pojęcia o swojej roli, odsuwa problem zaledwie do pierwszej kontroli. A ta najczęściej następuje w najmniej dogodnym momencie.

Nie należy też utożsamiać osoby odpowiedzialnej z importerem. Często bywa to ten sam podmiot, ale nie jest to regułą. O tym, kto jest importerem, decyduje ustawowa rola: to podmiot, który wprowadza produkt z państwa trzeciego na rynek UE. Odprawa celna, dane na etykiecie czy posiadanie dokumentacji technicznej mogą to potwierdzać, lecz same w sobie nie decydują o tej kwalifikacji.

Co sprawdzają platformy i co robią z niezgodną ofertą?

GPSR nakłada obowiązki nie tylko na sprzedawców, lecz także na dostawców internetowych platform handlowych. Platforma musi zaprojektować interfejs tak, aby sprzedawca mógł przy każdym produkcie wprowadzić dane producenta, osoby odpowiedzialnej w UE, identyfikatory oraz ostrzeżenia, a konsument mógł bez problemu zapoznać się z nimi na poziomie oferty (art. 22 ust. 9 GPSR). Operatorzy marketplace'ów mają ponadto obowiązek odbierać od sprzedawców oświadczenia, w których sprzedawcy zobowiązują się oferować wyłącznie produkty zgodne z rozporządzeniem (art. 22 ust. 10 GPSR). Z tego względu formularze wystawiania zawierają sztywne pola blokujące publikację w razie braku wymaganych wpisów.

Amazon otwarcie informuje, że brak prawidłowych danych osoby odpowiedzialnej w UE może skutkować natychmiastowym usunięciem oferty ze wszystkich rynków unijnych (błąd 100528). Odrzucenia oferty przez formularz platformy nie należy więc traktować jako błędu technicznego do szybkiego obejścia. To bezpośredni sygnał o braku danych wymaganych przez prawo.

Jeszcze surowsze konsekwencje przewiduje sam GPSR. Organ nadzoru rynku może nakazać platformie usunięcie oferty niebezpiecznego produktu, a platforma musi zrealizować ten nakaz w ciągu maksymalnie dwóch dni roboczych (art. 22 ust. 4 GPSR). Co istotne, nakaz może objąć wszystkie tożsame oferty dotyczące danego produktu (art. 22 ust. 5 GPSR), przez co ponowne wystawienie zablokowanego towaru pod nowym numerem SKU (inną wewnętrzną sygnaturą tej samej pozycji katalogowej) niczego nie rozwiązuje. Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa platformy rozpatrują w ciągu trzech dni roboczych (art. 22 ust. 8 GPSR). Z kolei sprzedawcom notorycznie oferującym produkty niezgodne z przepisami operator zawiesza świadczenie usług handlowych, z zachowaniem rozsądnego terminu i po uprzednim ostrzeżeniu (art. 22 ust. 11 GPSR).

Ten mechanizm diametralnie zmienia bilans ryzyka. Pojedyncza zablokowana oferta oznacza stratę marży na jednym produkcie, ale powtarzające się uchybienia stwarzają bezpośrednie ryzyko zawieszenia całego konta sprzedażowego. Co prawda organy nadzoru i platformy nie czekają z interwencjami do Black Friday, jednak to właśnie w tym tygodniu jakakolwiek blokada uderza w biznes najboleśniej.

Czy cała instrukcja obsługi musi trafić na kartę produktu?

Zgodnie z art. 19 lit. d GPSR oferta musi zawierać ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie, które powinny znaleźć się na produkcie, opakowaniu lub w dołączonym dokumencie. Sama instrukcja obsługi towarzyszy produktowi wtedy, gdy okazuje się niezbędna do jego bezpiecznego i zgodnego z przeznaczeniem użytkowania (art. 9 ust. 7 GPSR). Z przepisów tych nie wynika obowiązek przepisywania całej instrukcji na stronę oferty.

Granica między instrukcją a informacją o bezpieczeństwie bywa w praktyce płynna. Przy montażu fotelika samochodowego lub podłączaniu grzejnika niemal każda wskazówka techniczna rzutuje na bezpieczeństwo. Dlatego rekomenduję klientom przejrzyste rozwiązanie, które usuwa wątpliwości: najważniejsze ostrzeżenia zamieszczamy bezpośrednio w opisie na karcie, a kompletną instrukcję obsługi udostępniamy obok w formacie PDF do pobrania. Wymaga to minimalnego nakładu pracy, a podczas kontroli lub wymiany pism z operatorem platformy pozwala uniknąć sporów o to, czy pominięcie pewnych wskazówek było uzasadnione.

Osobną kwestią pozostaje oznakowanie CE. Sprzedawcy nierzadko błędnie zakładają, że certyfikat lub deklaracja CE zwalniają ze stosowania GPSR. Znak CE potwierdza zgodność z konkretną unijną dyrektywą lub rozporządzeniem harmonizacyjnym, np. dla zabawek, sprzętu elektrycznego niskonapięciowego czy środków ochrony indywidualnej, i nie zastępuje danych informacyjnych wymaganych w ofercie online. Prawo harmonizacyjne (odrębne przepisy UE dla konkretnych kategorii produktów) obejmuje przy tym m.in. także produkty bez znaku CE, takie jak kosmetyki czy wyroby objęte rozporządzeniem REACH. Obowiązek wyznaczenia unijnego przedstawiciela dla takich produktów nie zawsze opiera się więc na tej samej podstawie: dla wyrobów wymienionych w art. 4 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2019/1020 (m.in. zabawki, maszyny, sprzęt niskonapięciowy, środki ochrony indywidualnej) jest to art. 4 ust. 1 i 3 tego rozporządzenia, a kategorie z własnym reżimem sektorowym mają inny przepis: wyroby medyczne upoważnionego przedstawiciela na podstawie rozporządzenia (UE) 2017/745, kosmetyki własną osobę odpowiedzialną na podstawie rozporządzenia (WE) 1223/2009. Niezależnie od tego, który reżim ma zastosowanie do danego produktu, art. 19 lit. d GPSR wprost nakazuje publikację w ofercie ostrzeżeń i informacji o bezpieczeństwie wynikających z tych odrębnych przepisów.

Na czym najczęściej potyka się zespół katalogu?

Większość problemów przy audycie katalogu nie wynika ze złej woli czy nieznajomości regulacji, lecz z zakłóceń w przepływie danych wewnątrz firmy. Dane producenta widnieją na fakturach zakupowych, ale nikt nie przeniósł ich do systemów PIM i ERP (odpowiednio: systemu zarządzania danymi produktowymi i systemu zarządzania zasobami firmy) ani do szablonów aukcyjnych. Towar sprowadzony z Azji ma naniesione logo zamawiającego, lecz w dokumentacji brakuje wskazania, kto formalnie odpowiada za produkt na terenie Unii.

Drugim typowym mankamentem jest błędne mapowanie atrybutów, czyli przypisywanie danych do niewłaściwych pól karty produktu. Dane osoby odpowiedzialnej bywają bezrefleksyjnie wklejane w pole producenta, a szablony opisów migrują pomiędzy pozycjami bez uwzględnienia specyfiki poszczególnych wariantów. Trzecia kategoria trudności to rozbieżność między wpisami w systemie a fizycznym stanem towaru: zespół redaguje karty w panelu sklepu, podczas gdy na magazynie nikt nie sprawdza nadruków na kartonach ani treści dołączonych ulotek. Karta produktu w internecie nie zneutralizuje braków formalnych na fizycznym wyrobie.

Weźmy kubek termiczny sprowadzany z Chin i sprzedawany pod własną marką sklepu. Przed poprawką karta produktu ma w polu „producent" tylko nazwę marki sklepu i angielski opis skopiowany od dostawcy. Po poprawce pole producenta wskazuje tego, kto faktycznie odpowiada za produkt: sklep, jeśli przejął rolę producenta przez nadruk własnego logo, albo wytwórcę, jeśli sklep jest tylko dystrybutorem. Osobne pole osoby odpowiedzialnej w UE zawiera adres pocztowy i elektroniczny, pole identyfikatora ma numer partii zgodny z grawerem na dnie kubka, a ostrzeżenia o maksymalnej temperaturze płynu i zakazie podgrzewania w kuchence mikrofalowej trafiają po polsku bezpośrednio do opisu karty, nie tylko na grafikę opakowania.

Jak przejść przez katalog partiami?

Bazy liczącej kilka tysięcy pozycji SKU nie da się zweryfikować w dwa tygodnie, przeglądając asortyment od pierwszej pozycji z brzegu. Prace należy podzielić na etapy w oparciu o dwa wskaźniki: wolumen sprzedaży w szczycie sezonu oraz stopień ryzyka regulacyjnego. Do pierwszej partii trafiają bestsellery, pozycje importowane bezpośrednio spoza UE, marki własne, towary dla dzieci, urządzenia elektryczne oraz asortyment typowo sezonowy, który generuje zysk w listopadzie i grudniu. Pozostałą część bazy weryfikuje się sukcesywnie, zależnie od możliwości operacyjnych zespołu.

Dla każdej kolejnej grupy asortymentowej rekomenduję stałą procedurę: najpierw precyzyjne ustalenie ról podmiotów w łańcuchu dostaw, następnie zebranie danych i ich konfrontacja z fizycznym produktem, a na koniec testowa publikacja we wszystkich wykorzystywanych kanałach sprzedaży. Pominięcie analizy wstępnej prowadzi do powielania błędów i wprowadzania niesprawdzonych informacji.

Plan porządkowania katalogu przed Black Friday

Checklista do końca października

Umowy z dostawcami, wycofanie produktu i automatyzacja opisów

Wdrożenie GPSR wykracza poza samą edycję kart produktów. Jeśli dystrybutor stwierdzi albo ma powody przypuszczać, że sprzedany przez niego towar jest niebezpieczny albo nie spełnia wymagań co do oznaczeń, danych kontaktowych czy instrukcji (art. 9 ust. 5, 6 i 7 oraz art. 11 ust. 3 i 4 GPSR), musi bezzwłocznie powiadomić producenta lub importera, zapewnić środki naprawcze (w tym, w razie potrzeby, wycofanie produktu z obrotu lub jego odzyskanie od konsumentów) oraz dopilnować przekazania zgłoszenia organom nadzoru poprzez portal Safety Business Gateway (art. 12 ust. 4 GPSR). „Wycofanie" i „odzyskanie" to w GPSR dwa różne działania: wycofanie oznacza zatrzymanie dalszej sprzedaży, a odzyskanie oznacza sięgnięcie po towar, który już trafił do konsumentów. Jeśli dojdzie do odzyskania produktu ze względów bezpieczeństwa, o którym platforma marketplace ma faktyczną wiedzę, platforma musi bezpośrednio powiadomić o tym wszystkich konsumentów, którzy kupili dany produkt za jej pośrednictwem (art. 22 ust. 12 GPSR). Architektura katalogu oraz rejestr zamówień muszą zatem umożliwiać błyskawiczne ustalenie, którzy nabywcy otrzymali konkretną partię towaru.

W kontraktach handlowych z dostawcami należy zabezpieczyć cztery kwestie: gwarancję dostępu do dokumentacji technicznej, obowiązek bieżącego dostarczania aktualnych ostrzeżeń i instrukcji, procedurę natychmiastowego powiadamiania o incydentach oraz klarowny podział kosztów ewentualnego wycofania wyrobu z obrotu. Bez takich zapisów sklep bierze na siebie pełną odpowiedzialność regulacyjną, nie mając instrumentów prawnych do wyegzekwowania pomocy od partnera handlowego.

Narzędzia AI i automatyczne tłumaczenia wydatnie pomagają w masowej obróbce opisów. Model językowy nie może jednak samodzielnie decydować o doborze ostrzeżeń. Wymóg informacyjny wynika z analizy ryzyka i dokumentacji technicznej, a nie z prawdopodobieństwa statystycznego generowanego przez sztuczną inteligencję. Automatyzacja doskonale zdaje egzamin przy bezbłędnym transferze danych między bazami PIM, ERP i marketplace'ami, lecz nie zastąpi ich merytorycznej weryfikacji.

Pomoc prawna we wdrożeniu GPSR w e-commerce

Pomagam sklepom internetowym oraz sprzedawcom marketplace ustalać role w łańcuchu dostaw, przygotowywać standardy danych GPSR na karty produktów i renegocjować umowy z dostawcami tak, by dokumentacja była gotowa na długo przed wezwaniem od platformy lub kontrolą inspekcji. Jeśli synchronizujesz asortyment między systemami ERP, PIM a platformami sprzedażowymi, pomagam również wdrożyć bezpieczny obieg dokumentacji i automatyzację danych bez ryzyka błędów ręcznego kopiowania. Szczegóły dotyczące wsparcia prawnego znajdziesz na stronie obsługi prawnej przedsiębiorców. Jeśli chcesz zacząć od weryfikacji najważniejszej partii katalogu przed szczytem sezonu, skontaktuj się ze mną.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), tekst na EUR-Lex, w szczególności art. 9, 11, 12, 13, 16, 19, 22 i 52. link
• Komisja Europejska, wytyczne do GPSR z 19 listopada 2025 r., C(2025) 7699, m.in. o proporcjonalności dokumentacji technicznej do poziomu ryzyka (omówienie: Noerr). link
• Amazon Seller Central, informacja o błędzie 100528 dotyczącym danych osoby odpowiedzialnej w UE. link