Auto zastępcze i przestój floty po szkodzie: za co może zapłacić ubezpieczyciel sprawcy

Stan prawny na dzień 8 października 2026.

Gdy firmowe auto stoi w warsztacie, firma traci na dwa sposoby: płaci za najem pojazdu zastępczego albo nie wykonuje zleceń. Obie pozycje mogą wejść do odszkodowania z OC sprawcy, jeżeli pozostają w normalnym związku przyczynowym ze szkodą i firma wykaże je co do zasady i co do wysokości. Sąd Najwyższy wyznaczył te granice w kilku orzeczeniach: najem ma być celowy i ekonomicznie uzasadniony, a jego okres zależy od obiektywnych przyczyn, a nie od sytuacji finansowej poszkodowanego. Wyjaśniam, za jaki czas i jakiej klasy auto zastępcze należy się firmie, jak udokumentować utracone korzyści i co zapisać w polityce flotowej.

Czy firmie należy się auto zastępcze z OC sprawcy?

Tak. Już przed 2011 r. w likwidacji szkód przedsiębiorca musiał wykazać jedynie związek między utratą możliwości korzystania z firmowego pojazdu a kosztami najmu, co odnotował Rzecznik Ubezpieczonych we wniosku do Sądu Najwyższego. Spór dotyczył osób prywatnych i rozstrzygnęła go uchwała siedmiu sędziów z 17 listopada 2011 r., III CZP 5/11, wydana na wniosek Rzecznika Ubezpieczonych. Sąd Najwyższy przyjął, że odpowiedzialność ubezpieczyciela za uszkodzenie pojazdu „niesłużącego do prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje celowe i ekonomicznie uzasadnione wydatki na najem pojazdu zastępczego" i nie zależy od tego, czy poszkodowany mógł korzystać z komunikacji zbiorowej.

Kryterium celowości i ekonomicznego uzasadnienia obowiązuje także firmy. Przedsiębiorca nie musi dowodzić, że bez auta działalność by stanęła. Musi pokazać związek między brakiem uszkodzonego auta a potrzebą najmu oraz to, że koszt i klasa wynajętego pojazdu mieszczą się w rozsądnych granicach. Refundacja nie jest automatyczna.

Za jaki okres ubezpieczyciel płaci za najem?

Za czas obiektywnie potrzebny do przywrócenia auta do stanu sprzed szkody, a przy szkodzie całkowitej za czas potrzebny do nabycia innego pojazdu. Ten czas nie kończy się na samym technologicznym czasie naprawy.

W uchwale z 15 lutego 2019 r., III CZP 84/18, Sąd Najwyższy rozpatrywał roszczenie spółki, która przez 60 dni wynajmowała pojazd zastępczy poszkodowanemu. Naprawa Volkswagena Passata przeciągnęła się, ponieważ importer zmienił lokalizację magazynu centralnego i w całym kraju brakowało części. SN przyjął, że odpowiedzialność ubezpieczyciela obejmuje wydatki na najem „w okresie przedłużającej się naprawy, chyba że są one następstwem okoliczności za które odpowiedzialność ponosi poszkodowany lub osoba trzecia". Jako przykłady takich okoliczności sąd wskazał złą organizację pracy warsztatu, nieuzasadnione przestoje, wadliwą naprawę, która wymaga korekty, i niezamówienie części przez pracownika warsztatu. Za takie opóźnienia odpowiada wobec poszkodowanego warsztat (art. 471 k.c.). Sąd zastrzegł przy tym, że po oddaniu auta profesjonalnemu warsztatowi nie można co do zasady wymagać od poszkodowanego bieżącego kontrolowania naprawy ani samodzielnego szukania części. Firma nie może jednak bezkrytycznie akceptować przewlekania naprawy ani zwlekać z oddaniem albo odbiorem auta.

Granicę z drugiej strony pokazuje wyrok z 13 października 2022 r., II CSKP 524/22. Poszkodowana wynajmowała auto zastępcze przez 560 dni, za łącznie 89 544 zł, ponieważ nie zgadzała się ze sposobem likwidacji szkody, nie miała pieniędzy na naprawę i czekała na wynik procesu. Sąd Najwyższy uznał, że sytuacja finansowa poszkodowanego nie wydłuża okresu, za który odpowiada ubezpieczyciel. Gdy poszkodowany dochodzi odszkodowania w gotówce przed zleceniem naprawy, liczy się wyłącznie czas technologicznego procesu naprawy. Dla firmy oznacza to, że spór z ubezpieczycielem o wysokość odszkodowania nie uzasadnia przedłużania najmu.

Jakiej klasy auto zastępcze może wynająć firma?

Auto zastępcze powinno odpowiadać funkcji uszkodzonego pojazdu. Dla firmy instalacyjnej będzie to samochód z przestrzenią ładunkową, dla handlowca auto zapewniające mobilność na trasie, dla przewoźnika pojazd o porównywalnych parametrach użytkowych. Najem auta wyższej klasy bez związku z potrzebami działalności łatwo podważyć jako ekonomicznie nieuzasadniony.

Ubezpieczyciel może podnieść, że firma miała wolny samochód we flocie albo mogła przeorganizować trasy. Wolne auto może ograniczyć potrzebę najmu, ale tylko wtedy, gdy faktycznie nadawało się do zadań uszkodzonego pojazdu. Na ten zarzut odpowiadają dokumenty: harmonogram dostaw, zlecenia serwisowe, kalendarze spotkań, trasy handlowców i wykaz aut dostępnych w dniu szkody. Przy rozliczeniu z polisy AC floty prawo do auta zastępczego wynika z ogólnych warunków ubezpieczenia, które mogą ograniczać liczbę dni i klasę pojazdu.

VAT z faktury za najem rozlicza się tak samo jak VAT z faktury za naprawę: do roszczenia wchodzi kwota netto i ta część podatku, której firma nie odliczy. Regułą przy samochodach jest odliczenie 50% VAT, z wyjątkami m.in. dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej. Szczegóły opisałem w pierwszym tekście z tego cyklu: Szkoda w aucie firmowym w leasingu: odszkodowanie i VAT.

Jak wykazać utracone korzyści z przestoju?

Kodeks cywilny przewiduje w art. 361 § 2, że naprawienie szkody obejmuje straty oraz „korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono". Odpowiedzialność obejmuje przy tym tylko normalne następstwa zdarzenia (art. 361 § 1 k.c.). Przedsiębiorca musi więc wykazać dwie rzeczy: ile stracił i że stracił to z powodu braku konkretnego pojazdu.

Dzienny obrót firmy nie wystarczy. Załóżmy, że ekipa serwisowa wykonuje dziennie trzy zlecenia po 900 zł netto, a marża po kosztach zmiennych wynosi 40%. Trzy dni bez auta i bez zastępstwa oznaczają 8100 zł obrotu, ale utracona marża wynosi około 3240 zł. Sam postój auta nie dowodzi utraty zysku. Firma musi pokazać zlecenia, które faktycznie przepadły, a nie tylko zostały przesunięte, oraz to, że nie mogła ich wykonać innym pojazdem albo innymi pracownikami.

Najem auta zastępczego ogranicza szkodę, ale nie wyklucza roszczenia o dalsze, dobrze udokumentowane straty, na przykład za dni przed podstawieniem auta albo za zlecenia, których auto zastępcze nie mogło obsłużyć. Ten sam dzień przestoju nie może jednak trafić do rozliczenia dwa razy: raz jako koszt najmu i drugi raz jako utracony zysk.

Co zapisać w polityce flotowej?

Polityka flotowa porządkuje zawczasu to, co po szkodzie trzeba odtwarzać z e-maili, telefonów i pamięci kierowców. Przy aucie zastępczym i przestoju decydują dowody zebrane w pierwszych dniach.

Jeżeli firma chce w sporze z ubezpieczycielem korzystać z danych z lokalizatorów GPS albo kamer pokładowych, potrzebuje opisanych zasad przetwarzania danych kierowców: celu, okresu przechowywania i kręgu osób z dostępem.

Rozliczenie najmu i przestoju po szkodzie w firmie

Pomagam firmom ułożyć politykę flotową tak, żeby po szkodzie było wiadomo, kto zgłasza, jakie dowody zbiera i kto akceptuje koszty najmu. Jeśli ubezpieczyciel skrócił okres najmu albo odmówił zwrotu utraconych korzyści, ocenię dokumenty i wskażę, które pozycje da się obronić. Zakres współpracy dla firm opisuję na stronie oferty dla przedsiębiorców, a do kontaktu zapraszam przez formularz kontaktowy.

To drugi z trzech tekstów o szkodzie w aucie firmowym. Pierwszy dotyczy odszkodowania i VAT przy aucie w leasingu, a trzeci wyboru między kosztorysem a fakturą.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Źródła

• Sąd Najwyższy, uchwała składu siedmiu sędziów z 17 listopada 2011 r., III CZP 5/11, najem pojazdu zastępczego. link
• Sąd Najwyższy, uchwała z 15 lutego 2019 r., III CZP 84/18, najem auta zastępczego w okresie przedłużającej się naprawy. link
• Sąd Najwyższy, komunikat o uchwale III CZP 84/18. link
• Sąd Najwyższy, wyrok z 13 października 2022 r., II CSKP 524/22, okres najmu auta zastępczego a sytuacja finansowa poszkodowanego. link
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, art. 361 i art. 471. link