Najem zwykły, okazjonalny czy instytucjonalny: różnice dla właściciela i najemcy

Stan prawny na dzień 31 października 2026 r.

Osoba fizyczna, która wynajmuje mieszkanie prywatnie, może zawrzeć umowę najmu zwykłego albo okazjonalnego. Umowę najmu instytucjonalnego może zawrzeć tylko ten, kto prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Od rodzaju umowy zależy, co może zrobić właściciel, gdy najemca przestanie płacić i nie wyprowadzi się po zakończeniu umowy. Przy typowym najmie zwykłym właściciel wnosi pozew o opróżnienie lokalu, a przy okazjonalnym może pominąć proces o eksmisję, choć nadal musi uzyskać w sądzie klauzulę wykonalności i zlecić eksmisję komornikowi. Moim zdaniem prywatnemu właścicielowi bardziej opłaca się najem okazjonalny, pod warunkiem że dopełni wszystkich formalności.

Dla najemcy jest odwrotnie, ponieważ najem zwykły daje mu najsilniejszą ochronę, a okazjonalny wymaga wizyty u notariusza i co do zasady wskazania lokalu, do którego się wyprowadzi. Przy żadnej z tych umów właściciel nie może jednak sam usunąć najemcy z mieszkania. Eksmisję zawsze przeprowadza komornik.

Którą umowę wybrać?

Wybór umowy zależy od odpowiedzi na cztery pytania, a właściciel i najemca mogą na nie odpowiedzieć inaczej:

• Kto wynajmuje? Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, może zawrzeć najem zwykły albo okazjonalny (art. 19a ust. 1 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, dalej u.o.p.l.). Najem instytucjonalny jest zastrzeżony dla tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.), więc właściciel wynajmujący prywatnie własne mieszkanie z niego nie skorzysta.

• Na jak długo? Najem okazjonalny zawiera się na czas oznaczony, najwyżej na 10 lat (art. 19a ust. 1 u.o.p.l.), a instytucjonalny również tylko na czas oznaczony (art. 19f ust. 2 u.o.p.l.). Najem zwykły strony mogą zawrzeć także na czas nieoznaczony (art. 673 Kodeksu cywilnego z 23 kwietnia 1964 r., dalej k.c.).

• Czy najemca złoży oświadczenie u notariusza i wskaże lokal na wypadek eksmisji? Bez aktu notarialnego najemcy nie ma najmu okazjonalnego ani instytucjonalnego. Przy okazjonalnym najemca co do zasady wskazuje też inny lokal, na przykład mieszkanie rodzica, który na piśmie zgodzi się go przyjąć.

• Na czym stronom bardziej zależy? Jeżeli właściciel chce odzyskać lokal bez procesu o eksmisję, wybiera najem okazjonalny. Jeżeli najemcy zależy na ochronie lokatorskiej, korzystniejszy jest dla niego najem zwykły.

Co może zrobić właściciel, gdy najemca nie płaci?

Najem zwykły: kiedy można wypowiedzieć umowę

Właściciel może wypowiedzieć umowę najmu zwykłego tylko z przyczyn wymienionych w u.o.p.l. Z powodu zaległości wolno mu to zrobić dopiero wtedy, gdy najemca zalega z płatnościami „co najmniej za trzy pełne okresy płatności”, a wcześniej dostał na piśmie uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia i dodatkowy, miesięczny termin „do zapłaty zaległych i bieżących należności”. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności, więc wypowiedzenie ustne albo w zwykłym mailu nie wywoła skutku. Musi też podawać przyczynę i nastąpić najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 11 ust. 1 i 2 u.o.p.l.).

Jeżeli czynsz jest płatny co miesiąc, właściciel może wysłać uprzedzenie dopiero wtedy, gdy najemca nie zapłacił za trzy pełne miesiące. Najemca ma wtedy jeszcze miesiąc na spłatę całego długu razem z bieżącym czynszem. Dopiero gdy tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę. Jeżeli przesłanka zaległości nie jest spełniona, wypowiedzenie nie odnosi skutku. W wyroku z 7 lipca 2016 r. (III CNP 26/15) Sąd Najwyższy rozpatrywał sprawę gminy, która wypowiedziała najem mieszkania z powodu czynszu zaległego od ponad trzech lat, co do którego najemcy podnieśli zarzut przedawnienia. SN stwierdził, że do skutecznego wypowiedzenia nie mogło dojść, ponieważ nie była spełniona przesłanka zwłoki za trzy pełne okresy płatności, a gmina, wypowiadając umowę bez próby wyegzekwowania długu, nadużyła swojego prawa.

Najem zwykły: co po odmowie wyprowadzki

Jeżeli najemca mimo wypowiedzenia nie wyprowadzi się, a właściciel nie ma tytułu egzekucyjnego (dokumentu, na podstawie którego komornik może prowadzić egzekucję), w typowej umowie zwykłej wnosi pozew o opróżnienie lokalu. W wyroku sąd orzeka o uprawnieniu eksmitowanego do najmu socjalnego, czyli do lokalu z zasobu gminy za obniżony czynsz, albo o braku takiego uprawnienia (art. 14 ust. 1 u.o.p.l.). Przypadki, w których sąd nie może odmówić lokalu socjalnego, wymienione w art. 14 ust. 4 u.o.p.l., nie dotyczą osób, które utraciły tytuł prawny do lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego (art. 14 ust. 7 u.o.p.l.). Typowe mieszkanie wynajmowane przez osobę prywatną należy właśnie do tej grupy.

Najem zwykły: co może wstrzymać eksmisję

Wyroków nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu, do którego ma się przenieść (art. 16 u.o.p.l.). Art. 14 i art. 16 u.o.p.l. nie mają jednak zastosowania, gdy powodem opróżnienia lokalu jest przemoc w rodzinie, wykraczanie w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, niewłaściwe zachowanie czyniące uciążliwym korzystanie z innych lokali w budynku albo gdy najemca zajął lokal bez tytułu prawnego (art. 17 ust. 1 u.o.p.l.). Gdy najemca nie ma prawa do żadnego innego lokalu, komornik wstrzymuje eksmisję do czasu, aż gmina wskaże mu pomieszczenie tymczasowe (art. 1046 § 4 Kodeksu postępowania cywilnego z 17 listopada 1964 r., dalej k.p.c.). Komornik nie wstrzymuje jednak czynności, jeżeli pomieszczenie odpowiadające wymogom tymczasowego pomieszczenia wskaże wierzyciel, dłużnik albo osoba trzecia (art. 1046 § 5 k.p.c.).

Najem okazjonalny

Przy najmie okazjonalnym właściciel także musi najpierw zakończyć umowę. Art. 19e u.o.p.l. utrzymuje w mocy art. 11 ust. 2 pkt 1-3 u.o.p.l., w tym wypowiedzenie z powodu zaległości za trzy pełne okresy płatności. Nie odsyła jednak do art. 11 ust. 1 u.o.p.l., który zamyka katalog przyczyn wypowiedzenia. Można więc bronić poglądu, że strony umowy najmu okazjonalnego, zawartej zawsze na czas oznaczony, mogą przewidzieć w niej także inne przyczyny wypowiedzenia (art. 673 § 3 k.c.).

Różnica pojawia się dopiero wtedy, gdy po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy najemca nie opuści mieszkania. Właściciel doręcza mu wówczas pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem (na przykład poświadczonym przez notariusza), w którym wyznacza termin nie krótszy niż 7 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniem najemcy. Klauzula wykonalności to postanowienie sądu, na podstawie którego akt można skierować do komornika. Do wniosku właściciel dołącza żądanie z dowodem doręczenia albo nadania listem poleconym, dokument potwierdzający swój tytuł prawny do lokalu (na przykład odpis z księgi wieczystej) i potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego (art. 19d ust. 2-4 u.o.p.l.).

Ustawa przewiduje rozpoznanie wniosku niezwłocznie, nie później niż w 3 dni od jego złożenia ([art. 781[1] k.p.c.](https://volumina-legum.pl/akt/du/1964/296/art-781-1)). Nie oznacza to wyprowadzki najemcy w kilka dni, ponieważ postanowienie trzeba jeszcze doręczyć, a potem komornik musi wszcząć i przeprowadzić egzekucję. Art. 19e u.o.p.l. nie wymienia art. 14 ani art. 16 u.o.p.l., więc sąd nie orzeka o lokalu socjalnym dla najemcy okazjonalnego i nie chroni go zakaz wykonywania eksmisji od 1 listopada do 31 marca.

Najem instytucjonalny

Przy najmie instytucjonalnym najemca również składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji, ale nie wskazuje innego lokalu. Przyjmuje natomiast do wiadomości, że nie przysługuje mu najem socjalny ani pomieszczenie tymczasowe (art. 19f ust. 3 u.o.p.l.). Właściciel może wypowiedzieć umowę z przyczyn z art. 11 ust. 2 pkt 1-3 u.o.p.l., w tym z powodu zaległości za trzy pełne okresy płatności (art. 19j u.o.p.l.). Jeżeli najemca nie wyprowadzi się po zakończeniu umowy, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu z terminem co najmniej 14 dni (art. 19i ust. 3 u.o.p.l.), a potem, tak jak przy najmie okazjonalnym, występuje o klauzulę wykonalności i kieruje sprawę do komornika.

Czego właścicielowi nie wolno

Przy żadnym z trzech rodzajów najmu właściciel nie może sam wymienić zamków, odciąć prądu, wody albo gazu ani wynieść rzeczy najemcy. Jeżeli robi to, żeby zmusić najemcę do wyprowadzki, i działa „uporczywie lub w sposób istotnie utrudniający” korzystanie z mieszkania, może popełnić przestępstwo z art. 191 § 1a Kodeksu karnego z 6 czerwca 1997 r. (k.k.). Mieszkanie można odzyskać tylko przez komornika, na podstawie wyroku albo aktu notarialnego z klauzulą wykonalności.

Formalności, koszty notariusza i wysokość kaucji

Terminu zgłoszenia trzeba pilnować, ponieważ bez zgłoszenia właściciel nie skorzysta z żądania opróżnienia lokalu i wniosku o klauzulę wykonalności. Art. 19e u.o.p.l. wyłącza przy tym pozostałe przepisy ustawy chroniące lokatora tylko pod warunkiem, że właściciel zgłosił umowę. Zgłoszenie do urzędu skarbowego i rozliczenie podatku od przychodów z najmu to dwa odrębne obowiązki.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od dnia, w którym się o tym dowiedział, żeby wskazać inny lokal i przedstawić nową zgodę jego właściciela. Jeżeli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia (art. 19a ust. 3 i art. 19d ust. 5 u.o.p.l.).

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, zarówno przy najmie okazjonalnym, jak i instytucjonalnym (art. 19a ust. 7 i art. 19g ust. 2 u.o.p.l.). Limit dotyczy wynagrodzenia za samo to oświadczenie. Nie obejmuje innych należności związanych z czynnością, na przykład opłat za wypisy aktu, ani wynagrodzenia za dodatkowe oświadczenie o poddaniu się egzekucji co do zapłaty czynszu. U.o.p.l. nie wskazuje, kto płaci notariuszowi, dlatego strony powinny ustalić to w umowie.

Kaucja jest zwrotnym zabezpieczeniem, a nie opłatą za najem. Przy najmie zwykłym nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu (art. 6 ust. 1 u.o.p.l.), a przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym sześciokrotności (art. 19a ust. 4 i art. 19f ust. 5 u.o.p.l.). W każdym z trzech rodzajów najmu liczy się czynsz z dnia zawarcia umowy. Właściciel zwraca kaucję w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu i potrąca z niej, to znaczy odejmuje od zwracanej kwoty, swoje należności z najmu, a przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym także koszty egzekucji opróżnienia lokalu (art. 6 ust. 4, art. 19a ust. 5 oraz art. 19f ust. 4 i 6 u.o.p.l.).

We wszystkich trzech rodzajach najmu właściciel zwraca kaucję zwaloryzowaną, według czynszu z dnia zwrotu, ale nie mniej, niż pobrał (art. 6 ust. 3 u.o.p.l., stosowany do najmu okazjonalnego na podstawie art. 19e u.o.p.l., a do instytucjonalnego na podstawie art. 19j u.o.p.l.). Jeżeli najemca wpłacił kaucję 6000 zł, równą dwóm czynszom po 3000 zł, a w dniu zwrotu czynsz wynosi 3300 zł, właściciel rozlicza kaucję od kwoty 6600 zł. Gdyby czynsz spadł, rozlicza ją od co najmniej 6000 zł. Przy najmie instytucjonalnym właściciel może pokryć zaległość z kaucji jeszcze w trakcie umowy, a najemca musi potem uzupełnić kaucję (art. 19f ust. 7 i 8 u.o.p.l.). W sporze o potrącenia liczą się dowody, dlatego przy każdej umowie trzeba sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, zrobić zdjęcia i spisać stany liczników.

Porównanie: najem zwykły, okazjonalny i instytucjonalny

| Rodzaj umowy | Dla kogo | Formalności | Koszt wejścia | Maksymalna kaucja | Gdy najemca nie płaci | |---|---|---|---|---|---| | Zwykły | Każdy wynajmujący | Umowa najmu, bez notariusza i bez zgłoszenia do urzędu | Bez obowiązkowych kosztów notarialnych | 12 czynszów | Wypowiedzenie po zaległości za 3 pełne okresy płatności i dodatkowym miesiącu na zapłatę, pozew o opróżnienie lokalu, komornik; sąd orzeka o prawie do lokalu socjalnego, eksmisja wstrzymana od 1 listopada do 31 marca, z wyjątkami z art. 17 ust. 1 u.o.p.l. | | Okazjonalny | Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności w zakresie wynajmowania lokali | Umowa pisemna do 10 lat, akt notarialny najemcy, wskazany lokal ze zgodą właściciela (poza beneficjentem ochrony czasowej), zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni | Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy do 1/10 minimalnego wynagrodzenia (art. 19a ust. 7 u.o.p.l.), bez opłat za wypisy; płatnik według umowy | 6 czynszów | Wypowiedzenie, żądanie opróżnienia z terminem co najmniej 7 dni, klauzula wykonalności, komornik bez procesu o eksmisję; bez lokalu socjalnego i bez ochrony od 1 listopada do 31 marca | | Instytucjonalny | Prowadzący działalność w zakresie wynajmowania lokali | Umowa pisemna na czas oznaczony, akt notarialny najemcy bez wskazanego lokalu | Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy do 1/10 minimalnego wynagrodzenia (art. 19g ust. 2 u.o.p.l.), bez opłat za wypisy | 6 czynszów; zaległość można pokryć z kaucji w trakcie umowy | Wypowiedzenie z przyczyn z art. 11 ust. 2 pkt 1-3 u.o.p.l. (art. 19j u.o.p.l.), żądanie z terminem co najmniej 14 dni, klauzula wykonalności, komornik; bez lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego |

Pomoc przy umowie najmu mieszkania

Przygotowuję umowy najmu okazjonalnego razem z treścią oświadczenia notarialnego, w tym z poddaniem się egzekucji co do zaległego czynszu. Najemcom sprawdzam dokumenty przed podpisaniem. Jeśli najemca już zalega, pomagam przygotować wypowiedzenie i żądanie opróżnienia lokalu, a potem skompletować wniosek o klauzulę wykonalności. Zakres pomocy opisuję w ofercie dla osób fizycznych, a napisać do mnie możesz przez stronę kontaktową.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Źródła

• Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725. link

• Art. 6 u.o.p.l., kaucja przy najmie zwykłym, jej waloryzacja i zwrot. link

• Art. 11 u.o.p.l., przyczyny i forma wypowiedzenia. link

• Art. 14 u.o.p.l., orzekanie o najmie socjalnym w wyroku eksmisyjnym. link

• Art. 16 u.o.p.l., wstrzymanie eksmisji od 1 listopada do 31 marca. link

• Art. 17 u.o.p.l., wyłączenie art. 14 i art. 16 u.o.p.l. link

• Art. 19a u.o.p.l., definicja najmu okazjonalnego, załączniki, kaucja, koszt notariusza. link

• Art. 19b u.o.p.l., zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego. link

• Art. 19d u.o.p.l., żądanie opróżnienia lokalu i wniosek o klauzulę wykonalności przy najmie okazjonalnym. link

• Art. 19e u.o.p.l., przepisy ustawy stosowane do najmu okazjonalnego. link

• Art. 19f u.o.p.l., najem instytucjonalny, oświadczenie notarialne i kaucja. link

• Art. 19g u.o.p.l., forma umowy najmu instytucjonalnego i koszt notariusza. link

• Art. 19i u.o.p.l., żądanie opróżnienia lokalu przy najmie instytucjonalnym. link

• Art. 19j u.o.p.l., przepisy ustawy stosowane do najmu instytucjonalnego. link

• Art. 112e ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 862. link

• Art. 673 k.c., wypowiedzenie najmu. link

• Ustawa z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468. link

• Art. 777 § 1 k.p.c., akt notarialny jako tytuł egzekucyjny. link

• [Art. 781[1] k.p.c.](https://volumina-legum.pl/akt/du/1964/296/art-781-1), termin rozpoznania wniosku o nadanie klauzuli wykonalności. link

• Art. 1046 k.p.c., egzekucja opróżnienia lokalu przez komornika. link

• Art. 191 § 1a k.k., zmuszanie przez utrudnianie korzystania z lokalu mieszkalnego. link

• Wyrok Sądu Najwyższego z 7 lipca 2016 r., III CNP 26/15. link